Worum geht es?

Traditionelle Strategieprozesse folgen dem «Wasserfall»-Prinzip: Die Strategieerarbeitung sowie -umsetzung wird in abgegrenzte Phasen unterteilt, die aufeinander aufbauen und in einer festgesetzten Reihenfolge – von der Analyse über die Gestaltung hin zur Umsetzung – ablaufen. Dabei sollten Entscheidungen aus der vorherigen Phase jeweils grundsätzlich nicht mehr rückgängig gemacht werden. Dadurch entsteht hohe Planungssicherheit, aber auch wenig Flexibilität. In einer sich rasch wandelnden Welt wird es jedoch immer schwieriger, langfristig zu planen. Das kann es erforderlich machen, die Strategieprozesse flexibler zu gestalten.

Wie kann die Strategie agiler gestaltet werden?

Dieser Nachteil traditioneller Strategieprozesse lässt sich ein Stück weit auffangen, indem mit Zwischenbilanzen, in der Regel zur Halbzeit, gearbeitet wird. Mitarbeitende und Geschäftsleitung machen sich in einem geführten Prozess einerseits Gedanken, welche Ziele in welchem Ausmass erreicht worden sind. Andererseits auch dazu, ob es im Hinblick auf die verbleibende Laufzeit der Strategie eine Aktualisierung und Anpassung gewisser Ziele braucht. Schliesslich erleichtert eine Zwischenbilanz auch das Aufstarten des nächsten Strategiezyklus; für diesen verfügt man dann bereits wieder über aktualisierte Grundlagen.

Was sind die Vorteile?

Noch mehr Flexibilität bieten agile Strategiemethoden. Sie haben folgende Vorteile:

• Inhaltlich: Die Strategien orientieren sich nicht mehr an starren Zeitperioden (bspw. 2023-26). Die Vision sowie die strategischen Handlungsfelder geben die langfristige Orientierung; die Zielerreichung und Massnahmenumsetzung werden in kürzeren Rhythmen überprüft.
• Strukturell-organisatorisch: Die Entscheidungen sollen dort gefällt werden, wo die Kompetenzen sind. Agile Arbeitsmethoden und die Zusammenarbeit in flexiblen, übergreifenden Projektteams sorgen für eine wirkungsorientierte Umsetzung.
• Kulturell: Eine offene «Lernkultur» garantiert über regelmässige Feedbackschlaufen ein pragmatisches, aber kontinuierliches Lernen. Die permanente Verbesserung auf allen Ebenen und in allen Bereichen wird zum Erfolgsfaktor.

Wie funktioniert es?  

Eine mögliche Methode ist OKR (Objectives and Key Results). Sie eignet sich für die Definition und das Management von strategischen Zielen und zeichnet sich durch hohe Flexibilität aus. Anders als die Wasserfall-Methodik misst sie den aktuellen Umständen einen grossen Stellenwert bei. Sie setzt auf kurze Iterationen, die zum permanenten Ausprobieren und Verbessern genutzt werden. Dies bedeutet aber nicht, dass alle paar Monate eine neue Strategie definiert werden muss. Die – zeitlich unbegrenzten – Elemente wie die Vision sowie die strategischen Handlungsfelder bleiben bestehen. Auf Ebene der Ziele folgt aber eine Konkretisierung und Agilisierung. Somit schliesst OKR die Lücke zwischen Strategie und Umsetzung und garantiert eine ergebnisorientierte Umsetzung unter Einbezug der Organisation.

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Agilität – am Beispiel OKR

Für einen vorgegebenen Zeitraum, meist ein Quartal, werden für eine Verwaltungseinheit Ziele (Objectives) erarbeitet. Diese werden auf die jeweiligen Teams bzw. Mitarbeitenden heruntergebrochen. Die Ziele enthalten sogenannte «Wertversprechen», die jeweils mit zwei bis fünf messbaren Schlüsselergebnissen (Key Results) belegt sind. Am Ende des Quartals überprüft der/die Zielverantwortliche die Erreichung des Ziels und entscheidet sich für eine von drei Stufen: 

• Eine Erfüllung über 80 Prozent gilt als genügend und löst den Abschluss der Massnahme aus. 
• Ist die Massnahme zu 50 – 80 Prozent erfüllt, gilt sie als «unterwegs» und wird weitergeführt, ggf. leicht angepasst 
• Unter 50 Prozent gilt die Massnahme als nicht erfüllt und wird beendet. 

Charakteristisch an der OKR-Methodik ist, dass kein perfektes Ergebnis angestrebt wird, sondern lediglich eines, das den Zweck erfüllt. Umgekehrt werden Massnahmen, die nicht rasch Ergebnisse liefern, abgebrochen und durch neue ersetzt. Die Einschätzungen sowie die allfällig neuen bzw. fortzusetzenden Massnahmen werden in das nächste Quartal eingebracht, sodass ein kontinuierlicher Regelprozess entsteht.